Cần lưu ý gì khi ký hợp đồng bảo trì hệ thống PCCC?

Khi doanh nghiệp, nhà xưởng hay tòa nhà chung cư muốn đảm bảo an toàn cháy nổ lâu dài, việc ký kết hợp đồng bảo trì hệ thống PCCC với một đơn vị chuyên nghiệp là điều bắt buộc. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các điều khoản quan trọng để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro trong quá trình thực hiện. Trong bài viết này, Bán Thiết Bị Phòng Cháy sẽ chia sẻ những lưu ý thiết yếu trước khi ký hợp đồng bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy.

Lý do cần có hợp đồng bảo trì hệ thống PCCC

Một hợp đồng bảo trì chuyên nghiệp không chỉ giúp duy trì hiệu suất vận hành của hệ thống mà còn là minh chứng pháp lý quan trọng trong trường hợp có sự cố. Việc bảo trì định kỳ sẽ hỗ trợ:

• Ngăn ngừa sự cố từ sớm, tránh thiệt hại về tài sản và con người.
• Đảm bảo hệ thống luôn đạt yêu cầu trong các kỳ kiểm tra định kỳ của cơ quan chức năng.
• Nâng cao tuổi thọ và hiệu suất hoạt động của toàn bộ hệ thống.
• Là cơ sở để truy trách nhiệm nếu xảy ra vấn đề kỹ thuật.

Nhiều đơn vị chỉ chú trọng lắp đặt mà xem nhẹ giai đoạn hậu mãi, đặc biệt là bảo trì. Đây là sai lầm có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng nếu hệ thống không hoạt động khi cần thiết.

Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng bảo trì hệ thống PCCC

1. Phạm vi công việc

   • Làm rõ hệ thống nào được bảo trì: báo cháy, chữa cháy vách tường, sprinkler, FM200, CO2…

   • Gồm kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa hay thay thế thiết bị?

2. Tần suất bảo trì

   • Ghi rõ lịch bảo trì: theo tháng, quý hay năm.

   • Có cam kết bảo trì đột xuất khi có yêu cầu khẩn cấp không?

3. Chi phí và điều kiện thanh toán

   • Giá trọn gói hay tính theo lần?

   • Đã bao gồm VAT, vật tư thay thế hay chưa?

   • Điều kiện thanh toán theo tiến độ như thế nào?

4. Trách nhiệm hai bên

   • Bên cung cấp phải có nhân sự có chứng chỉ PCCC.

   • Bên thuê phải tạo điều kiện thi công và thanh toán đúng hạn.

5. Bảo hành và khắc phục sự cố

   • Thời gian bảo hành cho phần đã bảo trì là bao lâu?

   • Quy định về thời gian xử lý khi có sự cố xảy ra.

6. Điều khoản chấm dứt và phạt vi phạm

   • Trường hợp nào được chấm dứt hợp đồng?

   • Có quy định về phạt chậm tiến độ, không đạt chất lượng không?

Hồ sơ cần kèm theo hợp đồng

• Danh sách thiết bị và hiện trạng hệ thống PCCC.

• Hình ảnh minh họa, sơ đồ, bản vẽ hệ thống nếu có.

• Thông tin về đơn vị bảo trì: giấy phép, chứng nhận nghiệp vụ.

• Bảng báo giá chi tiết đi kèm hợp đồng.

Lưu ý khi lựa chọn đối tác bảo trì hệ thống PCCC

• Chọn đơn vị có kinh nghiệm và pháp lý rõ ràng.

• Có hóa đơn, chứng từ và biên bản nghiệm thu sau mỗi lần bảo trì.

• Không nên chỉ chọn giá rẻ mà bỏ qua chất lượng.

• Tham khảo ý kiến từ các công trình tương tự.

Hậu quả nếu không có hợp đồng bảo trì hệ thống PCCC

Việc không ký hợp đồng bảo trì hệ thống PCCC có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng:

• Thiết bị không được bảo dưỡng định kỳ → dễ xảy ra hư hỏng, mất tác dụng khi có sự cố.

• Không có hồ sơ chứng minh trách nhiệm → bị phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động khi bị kiểm tra.

• Không có đơn vị sẵn sàng xử lý sự cố → mất thời gian liên hệ, xử lý chậm trễ khi có hỏa hoạn.

• Thiệt hại tài sản lớn hơn chi phí bảo trì rất nhiều lần.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã bị thiệt hại hàng tỷ đồng chỉ vì hệ thống PCCC tưởng chừng vẫn hoạt động nhưng thực tế đã xuống cấp nghiêm trọng mà không được phát hiện kịp thời.

So sánh: Hợp đồng bảo trì trọn gói và hợp đồng theo lần

Nếu bạn là doanh nghiệp vận hành hệ thống PCCC thường xuyên, hợp đồng trọn gói là lựa chọn kinh tế và tối ưu hơn nhiều.

Quy trình ký hợp đồng bảo trì PCCC chuyên nghiệp

1. Khảo sát thực tế hệ thống PCCC hiện có

2. Gửi báo giá và đề xuất kế hoạch bảo trì

3. Thỏa thuận và ký kết hợp đồng

4. Tiến hành bảo trì theo lịch

5. Nghiệm thu – bàn giao – lưu hồ sơ

Quy trình càng rõ ràng, khả năng vận hành an toàn và phối hợp càng hiệu quả.

Checklist đánh giá đơn vị bảo trì PCCC uy tín

Có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên

Có chứng chỉ hành nghề PCCC, pháp nhân rõ ràng

Cung cấp hợp đồng, báo giá, hồ sơ nghiệm thu đầy đủ

Đội ngũ kỹ thuật được đào tạo chuyên sâu

Hỗ trợ nhanh 24/7 khi có sự cố

Có chính sách bảo hành dịch vụ rõ ràng

Kết luận

Hợp đồng bảo trì hệ thống PCCC là nền tảng đảm bảo hệ thống phòng cháy chữa cháy luôn hoạt động hiệu quả, đúng chuẩn quy định và an toàn cho người sử dụng. Đừng xem nhẹ các điều khoản – hãy ký kết một cách chuyên nghiệp với sự đồng hành của Bán Thiết Bị Phòng Cháy để an tâm vận hành công trình lâu dài.